Congressi all’EUR e alla Nuvola: navette per i partecipanti

Un congresso all’EUR ha una geografia strana: il centro congressi è in un quartiere ordinato, con viali larghi e pochi problemi di accesso, ma i delegati dormono spesso altrove, tra Termini, via Veneto e il Vaticano. La navetta congressi a Roma serve a unire questi due mondi ogni mattina e ogni sera, per tre o quattro giorni di fila, con orari che dipendono dal programma scientifico e non dal traffico.

Lavoriamo con agenzie congressuali, PCO e uffici eventi, e questo testo è pensato per loro. Dalla sede di via Ugo Forti gestiamo il noleggio di autobus e pullman a Roma per ogni tipo di servizio in città.

Le sedi del polo congressuale dell’EUR

La sede più grande è il Roma Convention Center La Nuvola, in viale Asia 25. Secondo EUR SpA, la sala plenaria arriva a 4.780 posti, l’auditorium ne ha 1.748 e le sale riunioni sono fino a 39, da 12 a 500 persone. Collegato internamente c’è l’hotel della Lama, con 439 camere, e nel raggio di 2,5 km ci sono circa 1.600 camere d’albergo.

A pochi passi c’è il Palazzo dei Congressi, con il Salone della Cultura che accoglie fino a 1.700 persone. Nello stesso quartiere si trova anche il Palazzo dello Sport, usato per eventi e spettacoli. Per noi cambia soprattutto una cosa: su quale viale far fermare il pullman. La Nuvola occupa l’isolato tra via Cristoforo Colombo, viale Europa, viale Shakespeare e viale Asia, e la scelta del lato di discesa dipende dall’ingresso che l’organizzatore apre ai delegati.

Come si arriva all’EUR in pullman

Dal Grande Raccordo Anulare le uscite utili sono tre, come indica EUR SpA: la 26 (via Cristoforo Colombo), la 27 (via del Mare e via Ostiense) e la 25 (Laurentina). Per chi viene dal centro la via naturale è la Colombo, che però al mattino si carica nei due sensi. Quando gli hotel sono in zona Termini, scegliamo il percorso in base all’orario e non sempre è la strada più corta.

I delegati possono anche usare la metro B, fermata EUR Fermi, o l’autobus 714, fermata Colombo/Agricoltura. Per il singolo partecipante va benissimo. Per 400 persone che escono tutte insieme alle 18 dalla plenaria, la metro B diventa un imbuto, ed è lì che la navetta dedicata si fa notare.

Navetta congressi Roma: come impostiamo le corse

La base è la corsa del mattino dagli hotel. Se i lavori aprono alle 8:30 e la registrazione è alle 8, i primi delegati devono essere in sala alle 7:45. Con tre hotel in centro, il primo mezzo parte presto e fa un giro breve: meglio due pullman con due fermate ciascuno che un solo mezzo che ne fa sei.

Durante la giornata servono corse più leggere. Molti congressi hanno sessioni parallele e partecipanti che arrivano solo per il pomeriggio: con un minibus o un autobus da 36 posti su un giro ad orari fissi si copre questa esigenza senza tenere fermo un Gran Turismo. La sera il problema si ribalta. Tutti escono insieme alla fine della plenaria, e i mezzi devono essere già in posizione, non in arrivo. Per programmi di più giorni con molte ore di servizio teniamo conto anche di quante ore può guidare un autista in una giornata.

Arrivi, partenze e ospiti internazionali

Molti congressi dell’EUR sono internazionali, e gli arrivi a Fiumicino si concentrano nei giorni precedenti l’apertura. Per questi transfer lavoriamo sulle liste dei voli, monitoriamo gli orari e, se un volo ritarda, il mezzo aspetta senza bisogno di avvisarci. Lo stesso vale per tutti i transfer di gruppo da Fiumicino e Ciampino.

Per relatori e ospiti istituzionali può servire un’auto di rappresentanza invece del pullman, con il nostro noleggio auto con conducente a Roma. Su richiesta mettiamo a disposizione autisti che parlano inglese, utili quando il mezzo è anche il primo contatto del delegato con la città.

La cena sociale e le visite in centro

La serata del congresso quasi mai è all’EUR. Una cena in una villa sull’Appia, in una terrazza del centro o in un ristorante a Trastevere cambia completamente la logistica: il centro storico ha ZTL, permessi e aree di sosta per i bus turistici, con regole di accesso che vanno verificate prima. Quando il pullman non arriva fino alla porta, usiamo minibus o un punto di trasbordo.

Il rientro della cena è spesso tardi. I nostri servizi sono attivi a qualsiasi orario, festivi compresi, e i rientri notturni fanno parte del lavoro normale. Per eventi con più di 100 persone prepariamo un piano logistico con punti di raccolta, orari, mezzi coordinati e un referente operativo raggiungibile per tutta la durata del congresso. Lo stesso metodo vale per convention e cene di gala, con il noleggio di autobus per eventi a Roma.

Come richiedere un preventivo per le navette di un congresso

Per una proposta ci serve il programma, anche in bozza. In particolare:

• date del congresso e orari di apertura e chiusura dei lavori;
• numero di delegati previsto e distribuzione negli hotel;
• arrivi e partenze da Fiumicino, Ciampino o Termini;
• eventi serali, con indirizzo della location;
• eventuali esigenze di lingua per gli autisti.

Il preventivo è scritto e dettagliato, con autista, carburante, assicurazione passeggeri e manutenzione inclusi. Per un ordine di grandezza, i prezzi orari del noleggio pullman a Roma cambiano in base al mezzo, dal minibus al Gran Turismo. Per i congressi con più mezzi consigliamo di prenotare con 2-3 mesi di anticipo.

Se il vostro evento si sposta alla Fiera, organizziamo anche il trasporto per arrivare alla Fiera di Roma in pullman.

A Milano il servizio lo gestisce la sede di Lainate, che organizza le navette per i congressi all’Allianz MiCo.

Telefono: 06 4882027. Email: info@toddebus.it (oggetto: Congresso Roma).

Domande frequenti