Una gita in pullman si decide in una riunione e si organizza in tre settimane di messaggi: chi viene, a che ora si parte, dove si ferma il mezzo, chi ha la lista dei nomi. Chi ci chiede come organizzare una gita in pullman di solito ha già la meta e la data; il resto si costruisce con qualche passaggio in ordine. Lo facciamo per scuole, parrocchie, aziende e associazioni che partono con il nostro servizio di noleggio pullman a Roma.
Lo stesso metodo vale per i gruppi che partono dalla Lombardia con la sede di Lainate e il noleggio di autobus con autista a Milano. Qui sotto trovate la checklist, nell’ordine in cui conviene seguirla.
Come organizzare una gita in pullman: date, numeri e prenotazione
Prima di chiamare un’azienda fissate tre cose: la data, anche con un’alternativa, il numero di partecipanti e l’orario indicativo di partenza e rientro. Il numero va contato per intero, compresi accompagnatori, docenti, guide e organizzatori. Se le iscrizioni sono ancora aperte, date una forbice: da 40 a 50 persone è un’informazione utile, “una quarantina” no.
Muovetevi per tempo. In un periodo normale bastano 2-3 settimane, ma per i servizi con più mezzi, gli eventi strutturati e le gite di primavera servono 2-3 mesi. In primavera le richieste si concentrano, e chi arriva tardi trova meno scelta.
Scegliere il mezzo in base a gruppo e percorso
Il mezzo si sceglie su due misure: quante persone e che strada. Fino a 27 persone basta un minibus, fino a 36 un autobus, oltre si passa al Gran Turismo da 54-56 posti. Le capienze della nostra flotta partono dai minibus più piccoli, da 8 posti.
La strada conta quanto il numero. Un viaggio di tre ore con persone anziane o bambini chiede sedili reclinabili, climatizzazione individuale e vano bagagli: sono le dotazioni del pullman Gran Turismo. Un borgo con vicoli stretti o una villa in collina, invece, può richiedere un mezzo più piccolo o un punto di trasbordo, che valutiamo noi partendo dall’indirizzo.
Il programma: orari, soste e tempi di guida
Scrivete il programma con gli orari reali, non quelli ideali. Se il gruppo deve essere al museo alle 10, calcolate quanto ci vuole a far salire 50 persone con zaini e borse, e aggiungete un margine per il traffico in uscita dalla città.
Il programma deve rispettare anche i limiti dell’autista. Dopo 4 ore e mezza di guida c’è una pausa obbligatoria di 45 minuti, e con un solo conducente la giornata, dalla presa di servizio alla fine, sta in genere dentro 13 ore. Una gita con partenza alle 6 e rientro a mezzanotte richiede quindi un secondo autista, perché la normativa fissa quante ore può guidare un autista di pullman in una giornata.
Accessi, ZTL e punto di ritrovo
Un punto di ritrovo scelto male basta a far partire la giornata in ritardo. Deve essere un posto dove un pullman può fermarsi per dieci minuti senza bloccare il traffico, facile da trovare per tutti i partecipanti e lontano da incroci e fermate dell’autobus. Il cortile di una scuola o il parcheggio di una parrocchia vanno bene se il mezzo ci entra: mandateci l’indirizzo e lo verifichiamo.
Nelle città d’arte la destinazione ha regole proprie. A Roma i bus turistici devono rispettare ZTL, permessi e aree di sosta dedicati.
Milano ha le sue regole su Area B, Area C e parcheggi per i pullman turistici. Chiedete sempre, già in fase di preventivo, chi si occupa dei permessi.
I costi: cosa è incluso e cosa chiedere
Un preventivo serio è scritto e dettagliato. Nel nostro sono inclusi autista, carburante, assicurazione passeggeri e manutenzione. Pedaggi, pernottamento dell’autista nei viaggi di più giorni ed eventuali percorsi extra sono indicati a parte, così sapete da subito cosa può cambiare.
Chiedete anche la tariffa delle ore extra: da noi è definita in anticipo nel preventivo, perché una cena che si allunga non deve diventare una sorpresa in fattura. Per un’idea delle cifre partendo da Roma c’è la guida ai prezzi del noleggio pullman a Roma.
Per i gruppi lombardi i costi del noleggio pullman a Milano si ragionano sulla giornata intera, con fasce diverse per minibus, autobus e Gran Turismo.
Per le scuole c’è un passaggio in più: la normativa delle gite scolastiche in pullman prevede documenti e controlli sul mezzo.
La checklist del giorno della partenza
La settimana prima, e poi la mattina stessa, controllate queste voci:
- lista dei passeggeri con nome e cellulare, divisa per mezzo se i pullman sono più di uno;
- un referente del gruppo con il numero dell’autista, e l’autista con il numero del referente;
- orario di ritrovo fissato 15 minuti prima della partenza, non all’ora di partenza;
- indirizzo preciso del punto di ritrovo e di ogni tappa, già condiviso con noi;
- farmaci, documenti e contatti di emergenza per minori e persone anziane;
- orario e punto di risalita dopo ogni visita, comunicato a tutti prima di scendere.
Le piccole modifiche nel giorno del servizio, come una fermata in più o 15-20 minuti di differenza, si gestiscono direttamente con l’autista. I cambi importanti, come una tappa nuova o un rientro spostato di ore, vanno concordati prima con noi.
Come richiedere un preventivo per una gita in pullman
Per prepararvi un preventivo preciso ci servono:
- data e orario di partenza (e di rientro);
- punto di partenza e destinazione, con gli indirizzi;
- numero di passeggeri, o la forbice se non è definitivo;
- tipo di servizio: gita di un giorno, viaggio di più giorni, transfer, evento;
- bagagli o materiali da caricare;
- soste e visite previste.
Rispondiamo entro poche ore in orario lavorativo; per le urgenze è meglio telefonare. Telefono: 06 4882027. Email: info@toddebus.it (per le partenze dalla Lombardia scrivete “Milano” nell’oggetto).
Domande frequenti
Con quanto anticipo si prenota un pullman per una gita?
In un periodo normale 2-3 settimane prima. Per le gite di primavera, i servizi con più mezzi e gli eventi strutturati conviene muoversi 2-3 mesi prima, perché in quei mesi la domanda è alta.
Chi paga il pernottamento dell’autista nei viaggi di più giorni?
È un costo del viaggio e nel nostro preventivo è indicato a parte, insieme ai pedaggi e agli eventuali percorsi extra. Conviene chiederlo sempre prima di confrontare due offerte.
Si può cambiare il programma durante la gita?
Le piccole variazioni, come una fermata in più o un quarto d’ora di ritardo, si concordano con l’autista sul momento. Cambi più grandi vanno decisi prima con l’azienda, anche perché devono rispettare i tempi di guida del conducente.
Serve un accompagnatore a bordo oltre all’autista?
Dipende dal gruppo. Per le scuole gli accompagnatori li decide l’istituto. L’accompagnatore fornito dall’azienda non è compreso nel servizio standard: se vi serve, chiedetelo e lo valutiamo caso per caso.
Quanti pullman servono per 100 persone?
Con i nostri Gran Turismo da 54-56 posti ne servono due, che portano fino a 112 persone. Se il numero è vicino al limite o la destinazione ha accessi stretti, valutiamo combinazioni diverse, per esempio un Gran Turismo e un autobus da 36 posti più un minibus.
